Workflow-Management

Workflow Management ist die Unterstützung von Unternehmensprozessen und wird meist auf Softwarelösungen bezogen. Arbeitsabläufe im Unternehmen oder der Verwaltung werden vereinheitlicht und eine Prozessbeschreibung und Prozessüberwachung wird ermöglicht.
Während der Verarbeitung der Daten im Geschäftsprozess entstehende Datenzustände werden dem Anwender entsprechend der definierten Berechtigungen und Ablaufschritte zur Verfügung gestellt. Jeder am Prozess beteiligte Bearbeiter sieht nur die für seine Rolle im jeweiligen Geschäftsprozess notwendigen Daten und kann auf dieser Basis seinen Beitrag zum Arbeitsablauf einbringen.
Workflow Management Systeme sorgen als Softwarelösung dafür, dass Geschäftsprozesse nach verschiedenen Aspekten zusammengefasst und vereinheitlicht werden und für alle am Prozess Beteiligten transparent sind.
Sie dienen der Synchronisation und einheitlichen Steuerung unternehmerischer Abläufe. Mit Hilfe von Workflow Management verkürzen sich Bearbeitungszeiten von Prozessen mit mehreren Beteiligten enorm, da durch eine Vertreterregelung und eine optimale Rollenstruktur gewährleistet werden kann, dass Prozesse nicht durch Urlaub, Krankheit oder Abwesenheiten von Mitarbeitern liegen bleiben.
Ein einstellbares Eskalationsmanagement kann bei drohenden Terminüberschreitungen Informationen an übergeordnete Rollen geben, damit administrativ Entscheidungen zur Weiterführung eines Prozesses getroffen werden können.

Workflow Management als Software zur Optimierung und besseren Übersicht

Jeder Arbeitsschritt im Workflow Management System ist transparent und nachvollziehbar. Der Arbeitsablauf innerhalb von Prozessen ist nicht mehr vom Bearbeiter abhängig, sondern wird durch die Vorgabe der Software, dem sogenannten Prozessdesign, einheitlich vorgegeben. Das ermöglicht die Nachvollziehbarkeit von Arbeittschritten und dient dem Überblick über den Stand der Abarbeitung eines Vorgangs.
Mitarbeiter können schnell in Arbeitsabläufe integriert werden, da eine Prozessbeschreibung vorliegt und das Workflow System dem Mitarbeiter nur notwendige Daten zur Erledigung seiner Aufgaben mitgeteilt werden. Damit kann eine volle Konzentration auf die Aufgabe erfolgen und es findet keine Ablenkung der Geschäftsprozessbeteiligten statt.

Workflow Management als übergreifende zentrale Organisationslösung

Geschäftsprozesse, die über mehrere Filialen oder Baustellen eines Unternehmens abgewickelt werden müssen, lassen sich zentral steuern und überwachen. Alle Filialen arbeiten nach den gleichen, im Prozessdesign des Workflow Management Systems festgelegten Arbeitsschritten und Kontrollmechanismen. Ressourcen und Aufgaben können so optimal verteilt und genutzt werden.
Alle Abläufe werden in der gleichen Schrittreihenfolge erledigt, damit bekommt der Mitarbeiter eine Hilfestelllung, die ihn bei der Berabeitung der Aufgaben unterstützt. Der Manager hat jederzeit einen aktuellen Stand der Bearbeitung von Abläufen und kann so bei Bedarf administrativ reagieren und steuernd eingreifen.
Mit der Kenntnis und Erfahrung aller Prozessbeteiligten und der Auswertung von statistischen Informationen des Workflow Management Systems lassen sich einzelne Prozesschritte gezielt optimieren und verbessern. Dies führt zu einer weiteren Optimierung und Verkürzung von Gesamtabläufen und hilft Kosten zu sparen. Durch schnellere Bearbeitung von Teilaufgaben und gezieltes Eskalationsmanagement können Effekte wie terminabhängige Skonto-Vorteile besser genutzt werden und dienen der weiteren Kostenreduktion.

Vorteile von Workflow Management

Workflow Management Systeme haben ihren Nutzen vor allem in der optimalen Ressourcenauslastung. Durch einen synchronisierten Ablauf im Rahmen eines Workflow Prozesses werden Arbeiten, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind, besser koordiniert. Zu jedem Zeitpunkt sorgt das Workflow Management System für eine umfassende Übersicht über anstehende Aufgaben und deren Bearbeitungsstatus. Durch die einheitliche Bearbeitung von Arbeitsaufgaben lässt sich die Qualität und die Effizienz überwachen und steigern. Bei dokumentbezogenen Prozessen kann durch den Einsatz eines Vorgangssteuerungssystems, wie Workflow Management Systeme auch genannt werden, eine Reduzierung von Medienbrüchen erreicht werden, außerdem verbessert sich durch den geringeren Zeitbedarf die Reaktionsschnelligkeit und die Zuverlässigkeit.